by CINCO RAZONES PARA TERCERIZAR EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Auditoria Sistema de Gestión de seguridad y salud en el Trabajo
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- Contar con una Empresa experta en el manejo del Sistema. Esto genera solidez en el desarrollo del proceso y calidad en el servicio entregado para la Auditoría del sgsst.
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- Reducción de Costos en asignación de Recursos. Un experto en Auditoría sggsst asesora a su empresa para utilizar los recursos de la mejor forma posible y con la mayor eficiencia.
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- Aprovechamiento del Conocimiento de una empresa que se dedica a estas actividades. Las nuevas leyes y normativas se conocen e implementan rápidamente.
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- Aprovechar Recursos internos para otros propósitos.
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- Manejar planes de trabajo con fechas determinadas para entrega y desarrollo del sistema. No se cuenta con una persona; el sistema lo desarrolla un Grupo de expertos en Auditoría del sgsst.
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SG-SST
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) abarca una disciplina que trata de prevenir las lesiones y las enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, además de la protección y promoción de la salud de los empleados.
Tiene el objetivo de mejorar las condiciones laborales y el ambiente en el trabajo, además de la salud en el trabajo, que conlleva la promoción del mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los empleados.
Consiste en realizar un desarrollo de un proceso lógico y por etapas, se basa en la mejora continua, con el fin de anticipar, reconocer, evaluar y controlar todos los riesgos que puedan afectar a la seguridad y la salud en el trabajo.
El SG-SST debe ser liderado e implantado por el jefe, con la participación de todos los empleados, garantizando la aplicación de las medidas de seguridad y salud en el trabajo, el mejoramiento del comportamiento de los empleados, las condiciones y el medio ambiente laboral, y el control eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo.
Siendo un sistema de gestión, sus principios deben estar enfocados al ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar).
Planificar: se debe planificar de forma que se mejore la seguridad y la salud de los empleados, se deberán localizar las cosas que se realizan mal o se pueden mejorar y determinando ideas para solucionar estos problemas.
Hacer: se deberán implementar las medidas planificadas.
Verificar: se deberá realizar una revisión de los procedimientos y acciones implantas para conseguir los resultados deseados.
Actuar: se deberán realizar las acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y la salud de los empleados.
Nuestros expertos en Auditoría del SGSST están listos para atenderle inmediatamente.
Obligaciones de los jefes
El jefe se encuentra obligado a proteger la seguridad y la salud de sus empleados, acorde con lo establecido en la normatividad vigente.
Dentro del SG-SST el jefe tendrá, entre otras, las siguientes obligaciones:
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- Definir, firmar y divulgar la política de seguridad y salud en el trabajo.
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- Rendir cuentas a las personas que conforman la organización.
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- Cumplir con los requisitos normativos
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- Realizar el plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo.
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- Fomentar la participación de los empleados.
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- Asignar los responsables y comunicarlo a todos los miembros de la organización.
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- Definir y asignar los recursos necesarios para establecer, mantener y mejorar el SG-SST.
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- Gestionar los riesgos y los peligros que se puedan dar en la organización.
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- Prevenir los riesgos laborales.
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- Darle rumbo al SG-SST en la organización.
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- Integrar los aspectos de seguridad y salud en el trabajo, al conjunto de sistemas de gestión, procesos, procedimientos y decisiones de la organización.
Obligaciones de la administración en cuanto a riesgos laborales
De forma independiente a las obligaciones estipuladas en el Sistema General de Riesgos Laborales, las administraciones de riesgos laborales deben:
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- Capacitar al vigilante de seguridad y salud en el trabajo en los aspectos relativos al SG-SST.
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- Prestar asesoría y asistencia técnica a las organizaciones afiliadas, para implementar el SG-SST.
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- Realizar la vigilancia delegada del cumplimiento del SG-SST e informar a las direcciones territoriales los casos en los que la evidencia no ofrezca cumplimento por parte de sus organizaciones filiadas.
Responsabilidades de los trabajadores
Los empleados deberán tener las siguientes responsabilidades en cuanto a la seguridad y salud en el trabajo:
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- Procurar el cuidado integral de nuestra salud.
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- Suministrar información clara, veraz y completa sobre nuestro estado de salud.
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- Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión en el Trabajo.
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- Informar de manera oportuna al jefe sobre los peligros y los riesgos que pueden encontrar en su puesto de trabajo.
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- Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud definido dentro del plan de capacitación del SG-SST.
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- Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SG-SST.
Elaborar y conservar la documentación del SG-SST
La documentación corresponde al SG-SST puede ser recogida en formato físico, electrónico o una combinación de éstos y debe estar en custodia del responsable del SG-SST. Se debe garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad legal vigente.
Las organizaciones deben conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST teniendo en cuenta lo siguiente:
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- La conservación de los documentos debe ser de manera controlada.
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- Se debe garantizar que los documentos sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, aunque protegidos.
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- El responsable del SG-SST tiene acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los empleados cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.
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- La conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se garantice la preservación de la información.
Los siguientes documentos y registros del SG-SST deben ser conservados por un período mínimo de veinte años, contados desde el momento en que cese la relación laboral del trabajador con la organización:
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- Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud y los conceptos de los exámenes de los trabajadores.
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- Cuando la organización cuenta con un médico especialista, obtendrá resultados de los exámenes realizados.
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- Los resultados de la mediciones y el monitoreo de los ambientes de trabajo.
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- Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.
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- Registrar el suministro de los elementos y los equipos de protección personal.
Para los demás documentos y registros, los jefes deberán elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, siempre se debe encontrar acorde a la normatividad vigente y las políticas de las organizaciones.
Nuestros expertos en Auditoría del SGSST están listos para atenderle inmediatamente. Contamos con el personal idoneo para la Auditoría del SGSST.
Nuestro servicio de auditoria del SGSST le ayudara de punta a punta a mejorar su sistema actual del SST y potencializar cada uno de los componentes del sistema del SGSST.
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Programa de Auditoría sgsst
El programa de auditoría del SG-SST debe comprender entre otros, la definición de la idoneidad de la persona que sea auditora, el alcance de la auditoria, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes, debe tomarse en consideración resultados de auditorias previas. La selección de personal auditor no implica necesariamente aumento en la planta de cargos existentes. Los auditores no deben auditar su propio trabajo, los resultados de la auditoria deben ser comunicados a los responsables de adelantar las medidas preventivas, correctivas o de mejora de la empresa. (Como mejora y continuidad del SG-SST)
Normatividad sobre auditorías
El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.29 establece:
«Artículo 2.2.4.6.29. Auditoría de cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST. El empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación.[…]»
En este ejemplo de programa de auditoría se puede encontrar que además de incluir los elementos básicos de un programa del SG-SST, se incluyen secciones que cumplen con los requisitos normativos.
La Resolución 1111 de 2017, en su anexo técnico, establece para el estándar 6.1.2 el siguiente modo de verificación:
«La empresa adelantará por lo menos una vez al año, un ciclo completo de auditorías internas al SG-SST, en donde su alcance deberá incluir todas las áreas.
Solicitar el programa de la auditoría, el alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes y verificar que se haya planificado con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo».
A su vez, la Circular 26 de 2018 del Ministerio de Trabajo aclara que el perfil del auditor es determinado por el empleador, es por eso, que este ejemplo de programa de auditoría del SG-SST presenta varios perfiles de auditor.
Ejemplo de programa de auditoría del SG-SST
PROGRAMA DE AUDITORIA 2018
1 INTRODUCCIÓN
El presente documento describe los lineamientos para el programa de auditoría en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de POMBOX INC.
2 JUSTIFICACIÓN
El artículo 2.2.4.6.29 del Decreto 1072 de 2015 establece que se debe realizar una auditoría anual al SG-SST cuyo alcance deberá incluir todas las áreas.
De acuerdo con el numeral 6.1.2 del anexo técnico de la Resolución 1111 de 2017, este programa de auditoría debe incluir: alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes.
Dado que POMBOX INC no cuenta con personal entrenado en auditorías internas, la auditoría será realizada por personal externo.
3 OBJETIVO
Este programa de auditoría busca establecer las responsabilidades, requisitos y actividades necesarias para la planificación y realización de la auditoria al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de POMBOX INC.
4 ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Las auditorías que se realicen deberán abordar todas las áreas de la empresa, haciendo énfasis en el cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST establecidos en la Resolución 1111 de 2017 por parte de POMBOX INC y sus principales contratistas.
La auditoría buscará determinar el avance en el cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST por parte de POMBOX INC y su proveedor de personal de vigilancia y la firma contratista de aseo.
5 RESPONSABILIDADES
Para el desarrollo de este programa participan los siguientes roles dentro de la organización.
5.1 ALTA DIRECCIÓN
Disponer de los recursos humanos, técnicos, económicos necesarios para la ejecución de las actividades propuestas.
5.2 COPASST, COMITÉ DE CONVIVENCIA Y BRIGADA
Atender a las preguntas del auditor y presentar las evidencias que le sean solicitadas.
5.3 ADMINISTRADOR DEL SG-SST
Atender la auditoría del SG-SST, entregar las evidencias que solicite el auditor.
Una vez finalizada la auditoría, debe comunicar los resultados a las partes interesadas e iniciar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que se origen de la auditoría.
5.4 EMPRESAS CONTRATISTAS
Atender la auditoría del SG-SST, entregar las evidencias que solicite el auditor.
6 DURACIÓN DEL PROGRAMA
Este programa tiene vigencia durante el año 2018.
7 METODOLOGÍA
Las auditorías se realizarán en sitio con acompañamiento de personal, los métodos utilizados en la auditoria serán:
Entrevistas
Listas de verificación
Cuestionarios
Revisión documental con el auditado
Muestreo
Auditoría física con acompañamiento
8 ACTIVIDADES DEL PROGRAMA
Las actividades se describen a continuación
8.1 SELECCIÓN DE LOS AUDITORES
Para la auditoria inicial del SG-SST, enfocada en la verificación del cumplimiento legal, el auditor externo contratado deberá cumplir con los siguientes requisitos:
Ser profesional en derecho con especialización en derecho laboral
Contar con experiencia en auditoría en SG-SST o normas internacionales como OHSAS 18001
No haber participado en las actividades de diseño e implementación del SG-SST
Para la auditoría final del SG-SST, enfocada en la identificación, prevención e intervención de los riesgos, el auditor externo contratado deberá cumplir con los siguientes requisitos:
Ser profesional o especialista en salud ocupacional y/o seguridad y salud en el trabajo
Tener licencia vigente en seguridad y salud en el trabajo
Haber cursado el curso virtual de 50 horas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Contar con experiencia en auditorías del SG-SST con Resolución 1111 de 2017
No haber participado en las actividades de diseño e implementación del SG-SST
Para la auditoria a las empresas contratistas de vigilancia y aseo, los requisitos del auditor son:
Contar con experiencia en auditoría en SG-SST o normas internacionales como OHSAS 18001
Conocer el SG-SST del POMBOX INC.
8.2 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA CON EL COPASST
Una vez definido el profesional que realizará la auditoría, se realizará la planeación de la misma con el COPASST para determinar la fecha de la visita.
Nuestro servicio, es un servicio presencial o virtual, en el cual nuestro expertos proveerán los mejores servicios para su organización para el sgsst.
Estamos virtual las 24 horas del día. Nuestros servicios son de altísima calidad de punta a punta en el sst.
Nuestro servicios implementaran el ciclo de planeación PLANEAR – EJECUTAR – VERIFICAR – ACTUAR.
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