AUDITORIA DEL SGSST

AUDITORIA DEL SGSST

AUDITORIA DEL SGSST

El Decreto 1072 de 2015 se convierte en la columna vertebral en materia de legislación laboral, ya que es esta la ley que compila todas las demás normas regulatorias relativas a la implementación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.

Entre esas normas que se incorporan en el Decreto 1072, tenemos el decreto 1443 de 2014, que nos aporta información valiosa sobre el alcance, la participación de los trabajadores y la obligación que tiene la Alta Dirección de auditar e inspeccionar el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.

El Decreto 1072 de 2015 establece que el empleador —Alta Dirección— debe planificar, programar y efectuar auditorías de cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.

Pero la norma es aún más precisa al indicarnos la periodicidad y las personas que intervienen en la auditoría de cumplimiento:

  • La auditoria de cumplimiento debe realizarse como mínimo una vez al año.
  • En el proceso de planificación, programación y ejecución de la auditoria de cumplimiento al SG-SST intervendrán miembros del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Si la tarea es desarrollada por auditores internos de la organización, estos deben ocupar cargos ajenos a la actividad o área que auditarán.
  • Los auditores, internos o externos, deben contar con la formación y las competencias que los califiquen como idóneos para realizar este trabajo, partiendo del principio universal de que un auditor no puede auditar su propia labor.

 

Programa de Auditoria sgsst

El programa de auditoria del SG-SST debe comprender entre otros, la definición de la idoneidad de la persona que sea auditora, el alcance de la auditoria, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes, debe tomarse en consideración resultados de auditorias previas. La selección de personal auditor no implica necesariamente aumento en la planta de cargos existentes. Los auditores no deben auditar su propio trabajo, los resultados de la auditoria deben ser comunicados a los responsables de adelantar las medidas preventivas, correctivas o de mejora de la empresa. (Como mejora y continuidad del SG-SST)

Programa de Auditoria sgsst Ejemplo

La planeación de una auditoria se realiza mediante un documento denominado programa. En este artículo se comparte un ejemplo de programa de auditoría del SG-SST de Pombox Inc, que incluye las auditorías internas del SG-SST de Pombox Inc y también la verificación del cumplimiento de sus contratistas.

 

  • 1 Normatividad sobre auditorías
  • 2 Ejemplo de programa de auditoría del SG-SST
    • 2.1 1 INTRODUCCIÓN
    • 2.2 2 JUSTIFICACIÓN
    • 2.3 3 OBJETIVO
    • 2.4 4 ALCANCE DE LA AUDITORÍA
    • 2.5 5 RESPONSABILIDADES
    • 2.6 6 DURACIÓN DEL PROGRAMA
    • 2.7 7 METODOLOGÍA
    • 2.8 8 ACTIVIDADES DEL PROGRAMA
    • 2.9 9 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
    • 2.10 10 INDICADORES

Normatividad sobre auditorías

El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.29 establece:

«Artículo 2.2.4.6.29. Auditoría de cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST. El empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación.[…]»

En este ejemplo de programa de auditoría se puede encontrar que además de incluir los elementos básicos de un programa del SG-SST,  se incluyen secciones que cumplen con los requisitos normativos.

La Resolución 1111 de 2017, en su anexo técnico, establece para el estándar 6.1.2 el siguiente modo de verificación:

«La empresa adelantará por lo menos una vez al año, un ciclo completo de auditorías internas al SG-SST, en donde su alcance deberá incluir todas las áreas.

Solicitar el programa de la auditoría, el alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes y verificar que se haya planificado con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo».

A su vez, la Circular 26 de 2018 del Ministerio de Trabajo aclara que el perfil del auditor es determinado por el empleador, es por eso, que este ejemplo de programa de auditoría del SG-SST presenta varios perfiles de auditor.

Ejemplo de programa de auditoría del SG-SST

 

PROGRAMA DE AUDITORIA 2018

1 INTRODUCCIÓN

El presente documento describe los lineamientos para el programa de auditoría en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de POMBOX INC.

2 JUSTIFICACIÓN

El artículo 2.2.4.6.29 del Decreto 1072 de 2015 establece que se debe realizar una auditoría anual al SG-SST cuyo alcance deberá incluir todas las áreas.

De acuerdo con el numeral 6.1.2 del anexo técnico de la Resolución 1111 de 2017, este programa de auditoría debe incluir: alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes.

Dado que POMBOX INC no cuenta con personal entrenado en auditorías internas, la auditoría será realizada por personal externo.

3 OBJETIVO

Este programa de auditoría busca establecer las responsabilidades, requisitos y actividades necesarias para la planificación y realización de la auditoría al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el  Trabajo (SG-SST) de POMBOX INC.

4 ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Las auditorías que se realicen deberán abordar todas las áreas de la empresa, haciendo énfasis en el cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST establecidos en la Resolución 1111 de 2017 por parte de POMBOX INC y sus principales contratistas.

La auditoría buscará determinar el avance en el cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST por parte de POMBOX INC y su proveedor de personal de vigilancia y la firma contratista de aseo.

 

5 RESPONSABILIDADES

Para el desarrollo de este programa participan los siguientes roles dentro de la organización.

5.1 ALTA DIRECCIÓN

Disponer de los recursos humanos, técnicos, económicos necesarios para la ejecución de las actividades propuestas.

5.2 COPASST, COMITÉ DE CONVIVENCIA Y BRIGADA

Atender a las preguntas del auditor y presentar las evidencias que le sean solicitadas.

5.3 ADMINISTRADOR DEL SG-SST

Atender la auditoría del SG-SST, entregar las evidencias que solicite el auditor.

Una vez finalizada la auditoría, debe comunicar los resultados a las partes interesadas e iniciar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que se origen de la auditoría.

5.4 EMPRESAS CONTRATISTAS

Atender la auditoría del SG-SST, entregar las evidencias que solicite el auditor.

6 DURACIÓN DEL PROGRAMA

Este programa tiene vigencia durante el año 2018.

7 METODOLOGÍA

Las auditorías se realizarán en sitio con acompañamiento de personal, los métodos utilizados en la auditoría serán:

  • Entrevistas
  • Listas de verificación
  • Cuestionarios
  • Revisión documental con el auditado
  • Muestreo
  • Auditoría física con acompañamiento

8 ACTIVIDADES DEL PROGRAMA

Las actividades se describen a continuación

8.1 SELECCIÓN DE LOS AUDITORES

Para la auditoría inicial del SG-SST, enfocada en la verificación del cumplimiento legal, el auditor externo contratado deberá cumplir con los siguientes requisitos:

  • Ser profesional en derecho con especialización en derecho laboral
  • Contar con experiencia en auditoría en SG-SST o normas internacionales como OHSAS 18001
  • No haber participado en las actividades de diseño e implementación del SG-SST

Para la auditoría final del SG-SST, enfocada en la identificación, prevención e intervención de los riesgos, el auditor externo contratado deberá cumplir con los siguientes requisitos:

  • Ser profesional o especialista en salud ocupacional y/o seguridad y salud en el trabajo
  • Tener licencia vigente en seguridad y salud en el trabajo
  • Haber cursado el curso virtual de 50 horas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
  • Contar con experiencia en auditorías del SG-SST  con Resolución 1111 de 2017
  • No haber participado en las actividades de diseño e implementación del SG-SST

Para la auditoría a las empresas contratistas de vigilancia y aseo, los requisitos del auditor son:

  • Contar con experiencia en auditoría en SG-SST o normas internacionales como OHSAS 18001
  • Conocer el SG-SST del POMBOX INC.

8.2 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA CON EL COPASST

Una vez definido el profesional que realizará la auditoría, se realizará la planeación de la misma con el COPASST para determinar la fecha de la visita.

Responsable Administrador del SG-SST
Frecuencia Semestral
Participantes Administrador del SG-SST
COPASST

8.3  AUDITORIA

Actividad que corresponde como tal a la ejecución de técnicas de auditoría por parte del auditor contratado.

Responsable Auditor externo
Frecuencia
  • 1 auditoría interna en el primer semestre del año
  • 1 auditoría interna en el segundo semestre del año
  • 2 auditorías externas a contratistas
Participantes Todos los colaboradores
Contratistas seleccionados

8.4 INFORME DE AUDITORIA

El auditor contratado realizará un informe de los hallazgos realizados durante la auditoría.  El informe utilizará los formatos que defina el auditor.

Responsable Auditor externo
Frecuencia Un informe por cada auditoría realizada

8.5 FORMULACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS y DE MEJORA

Una vez se cuente con el informe de auditoría, este será revisado por el administrador del SG-SST, el COPASST y la alta dirección, y a partir de las no conformidades o de las recomendaciones que se presenten, se realizarán las acciones correctivas, preventivas y de mejora que sean necesarias.

Responsable Administrador del SG-SST
Frecuencia Anual
Participantes Administrador del SG-SST
COPASST
Comité de convivencia
Brigada de emergencias
Gerencia

Con respecto a las auditorías de los contratistas, en caso de encontrar una no conformidad, la alta dirección o quien esta delegue, solicitará un plan de trabajo al contratista y le hará el respectivo seguimiento.

9 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

A continuación, se presenta el cronograma de actividades que será ejecutado bajo el liderazgo del administrador del SG-SST.

Actividad Fecha
Selección de auditores Enero de 2018
Planificación de las auditorías con el COPASST Enero de 2018
Octubre de 2018
Auditoría inicial Febrero de 2018
Informe de auditoría Marzo de 2018
Auditoría contratista vigilancia Septiembre de 2018
Auditoría contratista aseo Septiembre de 2018
Auditoría final Noviembre de 2018
Formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora Abril a diciembre de 2018

10 INDICADORES

Las fichas técnicas de los indicadores pueden ser consultadas en el documento D-SST-031-Ficha técnica de indicadores del SG-SST.

El indicador del programa será:

10.1 INDICADOR DE CUMPLIMIENTO

Establece el cumplimiento de las actividades ejecutadas con respecto a las actividades programadas.

Para el año 2018, se espera lograr un indicador de cumplimiento del 100%.

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*Pombox Inc es una empresa ficticia creada por Mezza.com.co®. Este ejemplo de programa de auditoría del SG-SST se realiza con fines educativos en seguridad y salud en el trabajo.

 

El Copasst Puede Auditar el sgsst

Uno de los puntos más importantes del SG–SST es el proceso de auditoría. Este se debe hacer como mínimo una vez al año y debe contar con la participación del Copasst, los trabajadores y la Alta Dirección de la empresa, según las reglas establecidas para tal efecto.

El Decreto único reglamentario del sector trabajo –DURST– establece que cada año el empleador debe realizar una auditoría para evaluar el cumplimiento del SG–SST y que esta deberá contar con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo –Copasst–. Frente a este proceso, debe advertirse que si la auditoría se realiza con personal interno de la empresa, este debe ser independiente a la actividad, área o proceso que es objeto de verificación.

 

El Programa de Auditoría debe Comprender entre otros:

El programa de Auditoria debe comprender entre otros:

  • El cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo.
  • El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado
  • La participación de los trabajadores.
  • El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas.
  • El mecanismo de comunicación de los contenidos de Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, a los trabajadores.
  • La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
  • La gestión del cambio.
  • La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas adquisiciones (Compras).
  • La supervisión y medición de resultados.

 

Plan de Auditoria de Seguridad y Salud en el Trabajo

A continuación un ejemplo del Diseño de un Plan de Auditoria para Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Clic Aquí.

 

Perfil Auditor sgsst

El perfil de un Auditor sgsst debe comprender conocimiento y habilidades entre otras:

 

  • Profesional o Tecnologo en Seguridad y Salud Ocupacional
  • Diplomado en OHSAS 18001
  • Técnica de auditoria ISO 19011
  • Legislación en S y SO
  • Gestión del Riesgo
  • Redacción de Hallazgos
  • Preparación ante emergencias
  • Hojas de Seguridad
  • Trabajo en Alturas
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